如何一劳永逸地处理杂乱的纸张

把你所有的文件集中在一个地方

快速整理文件的第一步是把所有的文件放在同一个地方, 这样你就可以排序了. 除了从显眼的地方拿走文件, 比如你的书桌抽屉和文件柜, 把家里的其他地方扫一遍，确保所有东西都找对了地方, 甚至是你从未处理过的旧文件.

检查文件可能堆积的地方，比如厨房柜台或工作包里. 把它们放在一个地方，这样你就有足够的空间展开它们. 把文件放在地板上或大桌子上分类是很有效的.

把你的论文分成5类

现在是时候整理你所有的文件了. 整理多年来的文书工作，把每份文件分成以下五类:行动, 存档, 家庭, 回收, 和分解. 以下是每个部分的内容:

• 行动: 这些是你需要采取行动然后丢弃的文件. 不要将这些文件与家庭文件混淆. Household documents are filed permanently; action files are used once and then dis车ded. 例子包括邀请、停车罚单、约会提醒、家庭作业和账单.
• 存档: 这一类包括你需要坚持但一年只需要参考一两次的论文. 例如纳税申报表, 医疗记录, 学习成绩, 的行为, 租赁, 保证, 和合同.
• 家庭: 这些是你用来保持你的房子(和生活)运转的文件. 例如优惠券, 食谱, 用户手册, 今年的税收收据, 以及即将到来的旅行所需的文件.
• 回收: 这些文件不属于上述任何类别，也不包含任何个人信息. 例子包括垃圾邮件, 用纸邮寄的信封, 报纸, 杂志, 你不需要的旧作业, 用过的信封.
• 分解: 这个类别包括论文, 比如不属于前三种类型但包含个人识别信息的纸质邮件, 包括信用卡优惠, 旧银行对账单, 和账单.

丢弃你不需要的文件

现在你已经把文书工作分成了五类, 你可以把不需要的文件扔掉，腾出一些空间. 先把回收堆拿出来, 因为这应该很容易，只需要你把它扔进回收箱. 接下来，撕碎你要处理的敏感文件. 如果你没有碎纸机的话, 你可以去当地的复印店或邮寄店把纸张撕碎，这样就可以消除纸张的杂乱. 当你完成后，你只需要把你需要归档的文件放在你面前.

整理归档文件

首先，处理成堆的文件. 这一堆可能包括非常重要的文件，比如你的护照或社会保障卡. 所以最好把这些文件放在防火盒或保险柜里保护它们.

将归档文件分成子类别，以便更有效地组织, 比如学术上的, 车, 就业, 金融, 健康, 保险, 个人身份, 不动产文件. 为每个子类别使用一个带标签的文件夹. 然后，把这些文件夹放进安全的、防火的盒子里，或者其他你打算放它们的地方.

整理家庭档案

现在是处理家庭文件的时候了. 不用文件柜，你可以用活页夹整理文件, 装有文件夹的盒子, 桌子上的抽屉, 或者另一个可到达的地点. 许多人喜欢把他们的家庭文件放在活页夹里，有不同的部分和口袋. 使用活页夹的主要好处是它不会占用太多空间, 它可以被储存和移动到任何你需要的地方.

例如, 你可以创建一个带有优惠券部分的活页夹, 抵用券, and gift 车ds; rewards and loyalty 车ds; receipts you're still referencing, 偶尔还需要查看用户手册. 把文书工作分成最适合你生活方式的类别.

设置动作文件

最后，你要处理文书工作的行动类别. 因为这些文件涉及到一些需要解决的问题, 把一叠一叠的纸放在户外作为自己的视觉提醒是很有帮助的, 而不是藏在文件柜里. 桌面收件箱托盘是存储行动文件的好选择, 但你也可以简单地把文件放在一个文件夹里，这样你就可以随时查看了.

你可以把你的行动文件分成几个类别, 比如账单, 需要回复的信件, 等. 然而，通常最简单的方法是把所有这些文件放在同一个文件夹里，然后 让归档成为例行公事 每周至少一次. 此时，您应该对每个项目采取适当的操作. 然后, 你应该回收或粉碎你用过的东西，把你需要的东西放在家里或存档文件里. 目标是使您的操作文件尽可能小.